Organizar un festival no es tarea fácil. Es necesario seguir varios pasos imprescindibles para que todo salga de acuerdo a lo deseado.
Algunos pasos comprenden elección del lugar, comunicación, tickets, definición del presupuesto, búsqueda de financiación
Entérate con nosotros los factores determinantes para conseguir el éxito en la organización de tu próximo festival.
Definir el tema del festival
Antes de organizar un festival, es fundamental determinarla temática sobre la que se basará este evento.
Esto te permitirá unir a otras personas y posiblemente a otras asociaciones e instituciones a tu proyecto. No hace falta decir que la temática depende sobre todo de tus expectativas y de los objetivos del evento. La duración, así como el área o áreas que cubrirá, también pueden ayudarte a definir el tema.
Festival de música, danza, cine, teatro…, no faltan las ideas. El tema también se puede utilizar para definir el nombre del festival.
Delega gestiones
En la medida de lo posible es buena idea delegar gestiones como la venta de los tickets de entrada. Vender entradas para tu evento puede ser una tarea agotadora que merece ser entregada a un tercero o a una empresa especializada.
Lugar para el festival
En cuanto al escenario en el que se desarrollará el festival, no debe elegirse al azar. Debe responder eficazmente a las facilidades requeridas para el evento. Asimismo, la capacidad del lugar debe ser proporcional al número de asistentes al festival esperado.
Dependiendo de la ubicación elegida, la realización de determinados trámites administrativos puede ser obligatoria. Este es el caso en las áreas públicas y en la vía pública.
Consigue socios y artistas interesados
Para la elección de los talentos (artistas, especialistas, músicos) solo tienes que basarte en la temática por la que hayas optado. Por eso, si planeas contratar artistas pagados, es muy recomendable apostar por personas de renombre.
En algunos casos, recurrir a artistas aficionados puede ser una alternativa interesante, especialmente para presupuestos reducidos. Sobre todo porque es una práctica bastante común en el contexto de los festivales estudiantiles.
Establecer el horario
El programa es sin duda el hilo conductor que asegurará el buen desarrollo del festival. Un programa bien elaborado no dejará de contribuir al éxito de este evento. Obviamente, debes tener en cuenta las limitaciones técnicas y los honorarios de los artistas (si se pagan). Pero también las decisiones tomadas inicialmente a la hora de firmar el contrato.
Determinar el presupuesto organizativo del festival
Independientemente del tamaño y asistencia esperada para el festival, la estructura asociativa que lleva el proyecto debe prestar especial atención a la definición del presupuesto para la organización del evento.
De hecho, un presupuesto provisional te da la oportunidad de tener un panorama general de gastos (alquiler de habitación o terreno, logística, retribución de talentos) e ingresos (alquiler de stand, taquilla, venta de espacios publicitarios)
Al examinarlo, podrás saber si tu proyecto puede llegar a buen término. Si es así, ¿necesita llamar a socios financieros? En este caso, se requiere la creación de un archivo de presentación para sus futuros financiadores.
